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Hostelworld – Notification relative à la protection des données Groupes hors ligne

La présente notification relative à la protection des données présente les données personnelles vous concernant que nous collectons et la façon dont nous les traitons dans le cadre de notre service de réservation de groupe.

Á propos de nous

Hostelworld.com Limited, dont le siège social se trouve au 1 Central Park, Leopardstown, Dublin 18, Irlande, est le contrôleur des données personnelles dont il question dans la présente notification.  Si vous avez des questions sur notre utilisation de vos données personnelles, veuillez nous contacter par email à l’adresse : groups@hostelworld.com. Vous pouvez également contacter notre Responsable de la protection des données par email à l’adresse : DataProtectionOfficer@hostelworld.com.

Données personnelles que nous traitons

Nous traitons les données personnelles suivantes vous concernant, que nous collectons directement auprès de vous :

  • Informations biographiques et coordonnées – Votre nom, numéro de téléphone et adresse email.
  • Coordonnées bancaires – Informations sur votre carte de débit ou crédit utilisée pour effectuer votre réservation. Nous pouvons ultérieurement vous demander vos coordonnées bancaires si un prestataire de services d’hébergement doit vous rembourser une réservation.

Objet du traitement et base juridique

Nous traitons vos données personnelles dans le cadre de votre réservation auprès du prestataire de services d’hébergement et répondre à vos éventuelles questions relatives à cette réservation.  La base de notre traitement de vos données personnelles repose principalement dans la conclusion d’un contrat avec vous, puis dans l’exécution de ce contrat.  Les autres traitements de vos données personnelles sont sur la base de notre intérêt légitime à proposer un service de réservation de groupe et à améliorer nos services.

Données personnelles que nous vous demandons de fournir

Vous devez nous fournir les données personnelles mentionnées ci-dessus pour nous permettre de vous proposer notre service de réservation de groupe.  Si vous ne nous fournissez pas ces informations, nous ne serons pas en mesure de fournir le service de réservation de groupe.

Destinataires des données

Nous pouvons divulguer vos données personnelles à plusieurs destinataires aux fins ci-dessus, notamment :

  • Prestataires de services d’hébergement – Nous divulguerons les informations suivantes aux prestataires de services d’hébergement dans le cadre du traitement de votre réservation : nom, adresse email et numéro de téléphone.
  • Sociétés du groupe – Notre groupe compte plusieurs sociétés qui nous aident à fournir nos services, notamment une filiale spécialisée dans le marketing au Royaume-Uni, une filiale spécialisée dans le développement au Portugal et une filiale spécialisée dans le service à la clientèle asiatique en Corée du Sud.  Nous avons également des bureaux en Chine et en Australie spécialisés sur ces marchés.  Ces filiales et bureaux ont accès à vos données personnelles dans le cadre de notre offre de services, mais ils les traitent uniquement conformément à nos instructions et dans un cadre approprié.
  • Nos prestataires de services – Nous avons recours à de nombreux prestataires de services spécialisés pour nous aider à gérer nos activités. Tous ces prestataires de services n’ont pas accès à vos données personnelles, mais lorsque tel est le cas, nous veillons à les sélectionner avec soin pour nous assurer qu’ils respectent vos droits à la vie privée.

Transferts à l’étranger

Dans certains cas, nous transférons vos données personnelles en dehors de l’Union européenne vers un pays non reconnu par la Commission européenne comme offrant un niveau de protection des données personnelles équivalent à celui de l’Union européenne.  Nous effectuons le plus souvent ce type de transfert vers un établissement pour qu’il puisse traiter votre réservation.  Nous pouvons également transférer vos données personnelles en dehors de l’Union européenne dans le cadre de nos activités, notamment lorsque nous faisons appel à un prestataire de services basé dans une autre juridiction.  Lorsque nous transférons vos données personnelles en dehors de l’Union européenne, nous veillons à mettre en place des mesures appropriées pour protéger vos données et respecter nos obligations en vertu de la loi relative à la protection des données applicable.

Lorsque nous transférons vos données personnelles en dehors de l’Union européenne, si requis en vertu de la loi relative à la protection des données, nous concluons des contrats sous la forme approuvée par la Commission européenne avec l’entité à qui nous transférons vos données, ou veillons à ce que la société à qui nous transférons vos données personnelles s’engage à respecter un mécanisme de transfert approuvé (tel que le Bouclier de protection des données UE-États-Unis).  Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur les mesures que nous avons mises en place ou une copie des accords que nous avons conclus dans le cadre du transfert de vos données personnelles, veuillez nous contacter par email à l’adresse : DataProteectionOfficer@hostelworld.com.

Conservation

Nous conservons vos données personnelles conformément à notre politique de conservation des données, basée sur le principe que nous conservons uniquement les données personnelles le temps nécessaire aux fins pour lesquelles nous les avons collectées et conformément aux exigences imposées par la loi. En d’autres termes, la période de conservation de vos données personnelles varie en fonction du type de données, tel que décrit ci-dessous :

  • Données des transactions – Si vous êtes un utilisateur actif de notre service de réservation de groupe (si vous avez effectué une réservation au cours des 18 derniers mois), nous vous donnons accès à vos données relatives à vos réservations précédentes et nous conservons un accès à ces données dans le cadre de la gestion de nos activités. Nous ne supprimons donc pas les données de vos transactions tant que vous demeurez un client actif, sauf si vous nous le demandez. Si vous cessez d’être un client actif, nous conserverons vos données personnelles pendant une période de 4 ans, au cas où vous utiliseriez de nouveau notre service de réservation de groupe et pour que nous puissions utiliser les données de vos transactions pour améliorer nos services et analyser nos activités. Au terme de cette période de 4 ans, nous anonymisons les données pour que nous ne puissions plus les associer à votre compte. Toutefois, le processus d’anonymisation nous permet de vous identifier de nouveau si vous utilisez de nouveau notre service de réservation de groupe et utilisez la même adresse email pour effectuer une réservation. Veuillez également noter que si vous vous désinscrivez de notre base de données marketing, nous conserverons certaines informations, y compris après expiration de la période de 4 ans, aux fins indiquées ci-dessous.
  • Données marketing – Nous conservons les données personnelles nécessaires à l’envoi des messages marketing tant que vous êtes abonné à ces messages. Nous conservons également certaines informations relatives à vos transactions afin de personnaliser nos messages marketing. Si vous vous désabonnez de nos messages marketing et que les données de vos transactions ont été anonymisées dans notre base de données, nous conserverons certaines informations relatives à vos transactions, notamment les établissements où vous avez réservé, le type d’établissements où vous avez réservé, la durée moyenne de vos séjours et les pays où vous avez réservé.

 

En ce qui concerne vos données personnelles ne relevant pas des données relatives à vos transactions ou aux emails marketing, nous appliquerons les critères suivants :

 

  • Traitement des procédures légales – La détermination de la durée pendant laquelle nous conservons vos données personnelles tient compte du fait qu’elles pourront être éventuellement requises dans le cadre de procédures légales. Si ces données sont requises, nous les conserverons jusqu’à la date de prescription du type de plainte pouvant être déposée (qui varie de 2 à 12 ans).
  • Exigences commerciales - Lorsque nous collectons vos données personnelles uniquement à des fins spécifiques, nous déterminons la durée pendant laquelle nous devons les conserver dans le cadre de nos besoins raisonnables.

Vos droits

Vous avez les droits suivants, sous certaines circonstances, en ce qui concerne vos données personnelles :

  • Droit d’accès aux données - Vous avez le droit de demander une copie des données personnelles que nous détenons sur vous ainsi que des informations relatives à notre traitement de ces données.
  • Droit de rectification - Vous avez le droit de demander à ce que les données inexactes vous concernant soient corrigées ou, si nos informations sont incomplètes, à demander à ce que nous les actualisions.
  • Droit de suppression - Vous avez le droit de demander à ce que nous supprimions les données personnelles que nous détenons sur vous. Ce droit est également appelé droit à l’oubli.
  • Droit de restriction relative au traitement ou d’objection au traitement - Vous avez le droit de demander à ce que nous ne traitions plus vos données personnelles à des fins particulières, ou d’objecter à ce que traitions vos données personnelles à des fins particulières.
  • Droit à la portabilité des données - Vous avez le droit de demander à ce que nous vous fournissions, ou à ce qu’une tierce partie vous fournisse une copie de vos données personnelles dans un format structuré lisible par une machine couramment utilisé.

Pour exercer l’un de vos droits ci-dessus, veuillez nous contacter par email à l’adresse : DataProtectionOfficer@hostelworld.com.

Plaintes

Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de la Commission irlandaise pour la protection des données(https://www.dataprotection.ie/docs/Contact-us/11.htm) ou de votre autorité locale.

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